Avoir recours aux solutions digitalisées pour la gestion du courrier est un excellent moyen afin d'accélérer le traitement du courrier entrant et sortant en entreprise. Le courrier entrant va être scanné et transmis automatiquement au destinataire final qui, lui, va le lire et y répondre directement puis l'archiver.
C'est quoi un courrier sortant ? Le courrier sortant, aussi appelé « courrier départ » est le courrier qu'une entreprise, une organisation ou une association, expédie à ses différents partenaires. Ce peut être une correspondance administrative, des lettres et documents commerciaux, des coupons publicitaires, des dossiers, etc.
C'est quoi le traitement du courrier ?
Le traitement du courrier consiste à analyser le contenu de chaque enveloppe afin de déterminer de quel type de courrier il s'agit et à quel membre de la famille il s'adresse. Comment enregistrer un courrier d'arrivée ?
- Choisir un fichier PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir…".
- Sélectionner la catégorie "Courrier Arrivée". ...
- Sélectionner le type de courrier "Recours gracieux et réclamation". ...
- Choisir une priorité : "Très urgent" ...
- "Courrier confidentiel" Positionné par défaut à « Non ».
- Entrer la "Date du courrier".
Comment classer le courrier ?
Pour le classement, nous vous recommandons notamment d'opter pour un classeur à levier. Concernant le courrier original, il est recommandé de préparer une corbeille par destinataire dans l'entreprise. Ainsi, chaque personne pourra récupérer son courrier de manière quotidienne en se rendant à cette corbeille. Pourquoi enregistrer un courrier ? En effet, comme tout document authentifié, le courrier constitue une preuve, et savoir le retrouver en cas de conflit demeure donc indispensable. De ce fait, l'enregistrement est une étape minutieuse du traitement du courrier, qui engage la responsabilité morale de l'agent qui en est chargé.
Qu'est-ce qu'un document entrant ?
Courrier entrant (ou « courrier arrivé ») : courriers (lettres, courriels, télécopies, colis) reçus par l'organisation. Registre « courrier arrivé » : support papier ou fichier informatisé dans lequel on enregistre le courrier postal et électronique que l'on réceptionne chaque jour.
C'est quoi un courrier interne ? Courrier qui doit être remis d'un expéditeur interne à un destinataire interne. Un email expédié en interne est également considéré comme courrier intra-entreprise. Dès qu'un envoi est mis à la disposition de l'entreprise, il est considéré comme courrier interne.
Comment ranger les documents administratifs ?
- 1ère étape : Commencez par limiter les courriers que vous recevez.
- 2ème étape : Faites un tri dans vos papiers. Les documents utilisés régulièrement. ...
- 3ème étape : Classez vos papiers pour mieux vous y retrouver.
- 4ème étape : Numérisez un maximum de vos papiers.
Quels sont les différents types de lettres administratives ? On distingue deux types de lettre administrative : - celle qui est adressée à une autre administration; - celle qui est adressée à quelqu'un qui ne fait pas partie de l'administration. Dans le premier cas, elle est en forme purement administrative. Dans le second cas, elle est en forme personnelle.